Faktura, kterou klient ještě nemá
Pokud jste fakturu vystavili, ale ještě ji neodeslali, doklad zatím nikdo jiný nemá a můžete ho opravit. Změňte chybný údaj a pošlete opravenou verzi. Číslo zůstane stejné. V řadě tak nevznikne mezera ani dva doklady se stejným číslem.
Faktura, kterou klient už dostal
Jakmile má klient fakturu v e-mailu, jde o odeslaný doklad. Mohl ji zaúčtovat, zaplatit nebo poslat účetní. Kdybyste ji potichu přepsali, existovaly by dvě různé verze se stejným číslem. Správný postup:
- původní fakturu nemažte, zůstane v evidenci a v řadě,
- zrušte ji stornem nebo dobropisem na celou částku s odkazem na její číslo,
- vystavte novou fakturu se správnými údaji pod dalším volným číslem,
- dejte klientovi vědět, kterou fakturu má zaplatit.
Drobné překlepy, třeba v názvu ulice, se v praxi často řeší jen opravou a novým odesláním se stejným číslem. Klient by ale měl vědět, že staré PDF má zahodit. Jakmile jde o částku, odběratele nebo datum, raději použijte storno.
Proč číselná řada nemá mít díry
Pro plátce DPH ukládá zákon o DPH evidenční číslo daňového dokladu (§ 29). Účetní jednotky musí mít doklady průkazně označené podle zákona o účetnictví. Pro neplátce s daňovou evidencí žádný předpis výslovně neříká, že řada musí být souvislá. Souvislá řada je ale nejjednodušší důkaz, že žádná faktura nechybí.
Když při kontrole chybí v řadě číslo 2026014, finanční úřad se zeptá, kde je. Pokud ve složce leží faktura 2026014 označená jako stornovaná, je odpověď hotová. Pokud tam nic není, musíte vysvětlovat, proč chybí. Proto platí:
- každé číslo použijte jen jednou, ani po stornu ho znovu nepřidělujte,
- stornovanou fakturu archivujte spolu se stornem,
- když číslo omylem přeskočíte, napište si k evidenci krátkou poznámku, proč chybí.
Storno, nebo dobropis?
| Storno | Dobropis | |
|---|---|---|
| Účel | faktura neměla vzniknout nebo je celá špatně | snížení částky, vrácení peněz |
| Částka | vždy celá částka faktury | celá nebo jen část |
| Co následuje | obvykle nová, správná faktura | původní faktura platí v opravené výši |
| Typický případ | špatný odběratel, duplicitní faktura | reklamace, sleva, vrácení zboží |
U neplátce je rozdíl spíš v pojmenování než v právu. Storno se často dělá jako dobropis na plnou částku. Důležité je, aby z dokladu bylo jasné, kterou fakturu ruší a proč. Podrobnosti a vzor textu najdete v článku Dobropis u neplátce DPH.
Postup krok za krokem
- Ověřte, jestli klient chybnou fakturu už dostal. Pokud ne, opravte ji a skončete.
- Původní fakturu označte jako stornovanou, například razítkem nebo poznámkou „STORNO“, a nechte ji v evidenci.
- Vystavte storno doklad: „Stornujeme fakturu č. 2026014 ze dne 1. 10. 2026 v plné výši 8 000 Kč z důvodu chybně uvedeného odběratele. Dodavatel není plátcem DPH.“
- Vystavte novou fakturu pod dalším volným číslem, například 2026021, a do poznámky napište „nahrazuje fakturu č. 2026014“.
- Pošlete klientovi storno i novou fakturu najednou. Pokud už zaplatil, dohodněte se, jestli platbu započtete na novou fakturu, nebo ji vrátíte.
Časté otázky
Můžu stornovanou fakturu smazat z programu? Pokud ji klient už dostal, raději ne. Smazáním vznikne v řadě mezera, kterou budete muset vysvětlovat. Nechte ji v evidenci s poznámkou, že je stornovaná.
Klient už zaplatil chybnou částku. Co teď? Pokud zaplatil víc, než měl, vystavte dobropis na rozdíl a přeplatek vraťte nebo ho po dohodě započtěte na další fakturu. Pokud zaplatil méně, vystavte novou fakturu na zbývající částku nebo se domluvte na doplatku.
Vystavil jsem fakturu dvakrát. Druhou, duplicitní fakturu stornujte celou a klientovi napište, kterou z nich má zaplatit. Obě čísla zůstanou v řadě.
Chyba se týká jen data splatnosti. Pokud klient ještě neplatil, stačí mu novou splatnost oznámit e-mailem. Změnu si poznamenejte k faktuře. Více k termínům najdete v článku Splatnost faktury.
V Dokládku fakturu před odesláním klientovi snadno upravíte. Odběratele doplníte z ARES podle IČO a čísla vám hlídá číselná řada. Fakturace je zdarma, bez limitu, navždy. Samostatný storno doklad ani dobropis Dokládek nevystavuje. Připravíte si ho z našich vzorů ke stažení.