Přehled lhůt
| Kdo | Jak dlouho | Předpis |
|---|---|---|
| Neplátce s daňovou evidencí | dokud neuplyne lhůta pro stanovení daně (zpravidla 3 roky, nejvýš 10 let) | § 7b odst. 5 ZDP, § 148 daňového řádu |
| Paušalista | zákon daňovou evidenci nevyžaduje, doporučujeme stejně jako u daňové evidence | § 2a a 7a ZDP |
| Kdo vede účetnictví | účetní doklady 5 let od konce účetního období, účetní závěrka 10 let | § 31 zákona o účetnictví |
| Daňové doklady podle zákona o DPH | 10 let od konce zdaňovacího období | § 35 zákona o DPH |
Lhůty se nevylučují. Pokud se na jeden doklad vztahuje víc pravidel, platí ta nejdelší.
Daňová evidence: lhůta pro stanovení daně
Většina živnostníků, kteří nejsou v paušálním režimu, vede daňovou evidenci. Zákon o daních z příjmů v § 7b odst. 5 říká, že ji musíte uschovávat za všechna zdaňovací období, pro která neuplynula lhůta pro stanovení daně. Nejde jen o knihu příjmů a výdajů, ale i o doklady, ze kterých vychází: vydané a přijaté faktury, příjmové doklady, výpisy z účtu.
Lhůtu pro stanovení daně upravuje § 148 daňového řádu:
- Základ jsou 3 roky. Začínají běžet dnem, kdy uplynula lhůta pro podání řádného daňového přiznání, ne koncem roku.
- Prodlužuje se o 1 rok, pokud v posledních 12 měsících lhůty podáte dodatečné přiznání nebo vám úřad vydá rozhodnutí o dani.
- Běží znovu, pokud úřad před jejím koncem zahájí daňovou kontrolu nebo vás vyzve k podání přiznání.
- Nejdéle 10 let od jejího počátku, déle daň stanovit nelze (až na výjimky u daňových trestných činů).
Příklad: přiznání za rok 2025 se podávalo na jaře 2026. Od konce lhůty pro jeho podání běží tři roky, takže doklady za rok 2025 držte nejméně do jara 2029. Pokud mezitím podáte dodatečné přiznání nebo přijde kontrola, lhůta se posouvá.
Pozor na majetek, který odepisujete, a na ztráty uplatňované v dalších letech. Doklady k nim se týkají i pozdějších období, takže je schovávejte, dokud neuplyne lhůta za poslední rok, kterého se týkají.
Paušalisté
V paušálním režimu se daňová evidence nevede a daň se rovná paušální dani. Výslovnou povinnost archivovat faktury v zákoně o daních z příjmů pro paušalisty nenajdete. Režim má ale podmínky, například nepřekročit rozhodné příjmy zvoleného pásma (§ 7a). Finanční úřad si může jejich splnění ověřit. Bez vydaných faktur a výpisů z účtu byste je těžko dokládali.
Rozumné je proto uchovávat vydané faktury a doklady o příjmech stejně dlouho, jako by šlo o daňovou evidenci. Pokud z paušálního režimu vystoupíte nebo přestanete splňovat jeho podmínky, budete daňovou evidenci potřebovat. Pásma a podmínky popisuje článek Paušální daň 2026.
Doklady podle zákona o DPH
Zákon o DPH ukládá v § 35 uchovávat daňové doklady 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Týká se to plátců. Týká se to ale i identifikovaných osob, pokud jde o přijaté doklady. A dopadá to na každého, kdo daňový doklad vystavil. I neplátce musí vystavit fakturu podle zákona o DPH, když poskytne službu zahraniční firmě (§ 28 odst. 3). Pokud fakturujete do zahraničí nebo jste identifikovanou osobou, počítejte u těchto dokladů s 10 lety.
Elektronická archivace
Papírové šanony nejsou povinné. Zákon o DPH výslovně dovoluje převést doklad z papírové podoby do elektronické a uchovávat ho elektronicky (§ 35a). Musí přitom zůstat zaručený původ dokladu a neporušenost jeho obsahu. Zákon o daních z příjmů formu uchování daňové evidence nepředepisuje. Doklad ale musí být čitelný a dohledatelný, i kdyby se na něj úřad zeptal za několik let.
- Faktury ukládejte jako PDF, tedy ve formátu, který půjde otevřít i za deset let.
- Třiďte po letech a ve složce roku po měsících nebo podle čísla dokladu.
- Zálohujte na dvě místa, například cloud a externí disk.
- Přijaté doklady skenujte čitelně. Účtenky z termotiskárny časem vyblednou.
Dokládek ukládá vydané faktury a zálohy na jednom místě a každou si kdykoli stáhnete jako PDF. Používat ho můžete zdarma, bez limitu, navždy. Pro jistotu si ale PDF za uzavřený rok stáhněte i do vlastního archivu.