Co je proforma faktura
Proforma (z latinského „pro forma“ – „pro formu“) je doklad, kterým odběratele vyzýváte k zaplacení předem, ještě než dodáte zboží nebo službu. Není to daňový ani účetní doklad, odběratel ho nezaúčtuje do nákladů. Slouží jen jako podklad k platbě.
V Česku se pojmy „proforma faktura“ a „zálohová faktura“ v praxi používají jako synonyma. Obojí znamená totéž: „zaplaťte prosím předem, fakturu vystavím po dodání“.
Proforma, zálohová a běžná faktura
| Proforma / zálohová faktura | Běžná faktura | |
|---|---|---|
| Kdy se vystavuje | před dodáním | po dodání (nebo při něm) |
| Daňový doklad | ne | ano (u plátců DPH) |
| Odběratel ji účtuje do nákladů | ne | ano |
| Po zaplacení | následuje vyúčtovací faktura | konec |
Co na proformu napsat
Zákon pro proformu žádné povinné náležitosti nestanoví, prakticky by ale měla obsahovat stejné údaje jako běžná faktura, aby odběratel věděl, komu a za co platí:
- označení „Zálohová faktura“ nebo „Proforma faktura“ a vlastní číslo,
- údaje dodavatele a odběratele (jméno, adresa, IČO),
- předmět a výši zálohy, datum vystavení a splatnost,
- číslo účtu a variabilní symbol, ideálně QR platbu,
- poznámku, že nejde o daňový doklad.
Proformy je rozumné číslovat vlastní číselnou řadou, aby se nemíchaly s běžnými fakturami.
Co udělat po zaplacení
Po dodání vystavíte běžnou (vyúčtovací) fakturu na celou cenu a zaplacenou zálohu na ní odečtete. Odběratel pak doplácí jen rozdíl, případně nic, pokud záloha pokryla celou cenu.
V Dokládku je to na jedno kliknutí: zálohovou fakturu po zaplacení označíte jako uhrazenou a tlačítkem Vyúčtovat do faktury vznikne faktura s odpočtem zálohy. Podrobný postup je v článku Zálohová faktura.
Proforma a DPH
Neplátci DPH po přijetí zálohy žádný další doklad nevystavují – stačí vyúčtovací faktura. Plátci DPH musí z přijaté platby odvést daň a do 15 dnů vystavit daňový doklad k přijaté platbě.