Pravidla číslování
Zákon nepředepisuje konkrétní formát čísla faktury. Požaduje, aby každý doklad měl své jedinečné označení a aby šla řada dokladů zkontrolovat. V praxi z toho plynou tři pravidla:
- každé číslo použijte jen jednou,
- čísluje se vzestupně a bez mezer (2026001, 2026002, 2026003…),
- různé druhy dokladů (faktury, zálohy) mají vlastní řady.
Osvědčené formáty
| Formát | Příklad | Vhodné pro |
|---|---|---|
| rok + pořadí | 2026001 | většina živnostníků, je zároveň variabilním symbolem |
| zkrácený rok + řada + pořadí | 2681000001 | zvyk z účetních programů (POHODA) |
| předpona + rok + pořadí | FV2026-015 | čitelné, ale VS se musí odvodit |
Tip: když číslo obsahuje jen číslice a má nejvýš 10 znaků, můžete ho rovnou použít jako variabilní symbol. Platbu pak snadno spárujete.
Nový rok a nová řada
Se začátkem roku se většinou začíná nová řada: po faktuře 2026087 přijde 2027001. Není to povinné, ale je to přehledné – z čísla hned poznáte rok.
Dokládek novou řadu na začátku roku založí sám podle té loňské, s posunutým rokem v předponě. Nemusíte nic hlídat.
Co když se číslování pokazí
Vynechané číslo: pokud jste fakturu ještě nikomu neposlali, prostě ji opravte. Pokud vznikla mezera, poznamenejte si důvod (např. „číslo 2026014 nebylo použito“), ať ho při kontrole umíte vysvětlit.
Chybná faktura už odešla: nemažte ji. U neplátce DPH stačí odběratele informovat a vystavit opravenou fakturu s novým číslem; plátci DPH vystavují opravný daňový doklad.
Dvě faktury se stejným číslem: v Dokládku se to stát nemůže, duplicitní číslo nejde uložit.